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课程简介

高级文秘、行政助理综合技能实战培训行政文秘培训师

  • 课程分类:人力资源管理内训
  • 发布时间:2022-07-23
  • 咨询电话:13161328336 (同微信)杨老师

课程目标

明确各级行政管理人员的职业发展方向

学会编写自己的岗位说明

明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识,

学会奠定非领导的“领导“地位

运用流程化管理技能提升行政管理工作水平

有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率

规范文档管理为企业运营发挥重要作用

提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力

学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧

了解商务接待

课程大纲

第一部分职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位

初级秘书/助理:事务性文员

中级秘书/助理:事务性文员+协助管理

高级秘书/助理:独立管理+事务处理

——视频:为什么不提拔我?

——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

如何提升秘书/助理人员的素质

优秀秘书与一般秘书的差异

——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?

种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划?

2、为何要进行个人职业生涯规划?

分析自我,确立人生的方向

准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力

——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

掌握SWOT分析工具进行自我分析

运用“5W提问”法进行自我分析

→WhatIam?我是什么样的人?

→WhatIwat?我想要什么?

→WhatIcado?我能做什么?

→WhatfitImost?什么是适合我?

→WhatIcachoose?我能够选择什么?

——走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

着装的TOP原则

“拒绝”着装败笔——着装误区

恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人

——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?

2、基本商务礼仪

办公室礼仪

接待礼仪

电话礼仪与应对技巧

——现场演示:如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

5S的概念

推行5S的重要性

如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

时间管理的误区

时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

时间管理小窍门

办公室接待与电话处理

上级的时间管理与安排

自我情绪控制与压力管理

上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”

我们每个人的生命就是时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。

每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,

但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?

二、会务组织与管理

成功组织会议的技巧

组织阶段的工作:

——会前准备

——会中协助

——会后整理

会议座次安排的学问

——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会

→案例:如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

信息工作的六个基本要求和三个诀窍

收集信息工作的三个诀窍

信息的查实及传递

信息的储存与保密

2、文档管理

文档分类及储存的工作规范

文档查阅及分装的工作规范

文档销毁及保密的工作规范

——案例:李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

通用公文:

→报告

→请示

→批复

→函

→决定

→公告

→通告

事务公文:

→工作计划

→工作总结

→会议纪要

礼仪文书:

→请柬

→介绍信

→推荐信

——案例分享:请示/报告混为一体

撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入:“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

学会聆听:不轻易打断对方的话

怎样反问:了解对方的需求

如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

表明立场:拒绝的艺术

提出解决方案:提出2-3个解决方案

——案例:如果是你该怎么说?

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟程及环节

信息发送、接收、反馈

有效发送的技巧

——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

与上级沟通的原则

与各种性格的领导打交道技巧

跨部门的沟通技巧

——游戏:究竟是谁的错?

二、行政管理人员办公室事务管理

后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

员工安全和保密工作

公共关系管理,

全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末

——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

用项目计划管理工作

——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享:我学到了什么?



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